De algemene regel is dat enkel strikt noodzakelijke gegevens mogen worden verwerkt.
De meeste gegevens die u verzamelt, zijn te rechtvaardigen omdat ze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een contractuele relatie tussen u en de betrokken persoon (werkgever-werknemer, leverancier-klant, vereniging-lid, …), of om te beantwoorden aan een wettelijke verplichting (sociale zekerheid, arbeidswetgeving, vrijwilligerswetgeving, …). Voor deze gegevens is geen expliciete toestemming vereist.
Daarnaast worden dikwijls gegevens verwerkt die niet strikt noodzakelijk zijn (bv. naam partner, geboortedatum, foto, …). Daarvoor is wel een expliciete toestemming vereist en heeft de betrokken persoon ook het recht deze informatie en de verwerking ervan te weigeren.